Vraag: Hoe worden klanten geïnformeerd tijdens een logistiek incident?
Bij Explect Forwarding B.V. hechten we veel waarde aan transparantie en snelle communicatie met onze klanten, vooral tijdens incidenten die hun zendingen of ons logistiek proces kunnen beïnvloeden. Hieronder volgt ons stappenplan om klanten op de hoogte te houden tijdens een logistiek incident:
1. Snelle Detectie en Classificatie van Incidenten
Wanneer een incident zich voordoet, wordt dit eerst gedetecteerd en geclassificeerd op basis van ernst. Incidenten kunnen variëren van lage tot kritieke impact. De classificatie bepaalt de snelheid en mate van communicatie richting klanten.
2. Initiële Communicatie
Bij een middelmatig, hoog of kritiek incident, zoals fraude of gestolen goederen, worden getroffen klanten binnen 24 uur geïnformeerd. Hierbij houden we rekening met:
- Transparantie: We delen relevante informatie over het incident.
- Oplossingen: De acties die we nemen om het probleem op te lossen en te voorkomen dat het opnieuw gebeurt.
- Impact: Een inschatting van de gevolgen voor hun zendingen.
3. Oplossingen en Updates
Tijdens de incidentrespons houden we klanten regelmatig op de hoogte van de voortgang:
- Tijdige Updates: Via e-mail of telefoon geven we updates over de status van het incident, het herstelproces, en eventuele vertragingen.
- Herstelaanpak: We bieden inzicht in de corrigerende maatregelen die zijn genomen om de verstoring op te lossen.
- Compensatieopties: Indien van toepassing, bieden we alternatieven of compensaties, bijvoorbeeld voor verloren of beschadigde goederen.
4. Slotcommunicatie en Lessen
Zodra het incident is opgelost, ontvangen klanten een afsluitende communicatie met:
- Samenvatting van het incident: Inclusief de oorzaak, de genomen maatregelen en eventuele preventieve stappen.
- Evaluatie van de impact: Hoe het incident hun zending(en) heeft beïnvloed en welke stappen zijn genomen om verdere problemen te voorkomen.
Belangrijke Acties voor Klanten:
- Blijf op de hoogte: Houd uw e-mail of andere communicatiekanalen in de gaten voor updates van ons team.
- Neem contact op: Als u vragen heeft over de status van uw zending tijdens een incident, kunt u ons direct bereiken via [support@explect.com].
- Vertrouw op ons herstelproces: We nemen uitgebreide maatregelen om incidenten te beheersen en te voorkomen dat ze opnieuw plaatsvinden.